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Recherche du fournisseur

Avant d’acheter de la matière, demande aux responsables d’atelier si une matière équivalente serait disponible dans nos magasins, tu gagneras du temps !

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Vérifie aussi que la matière n’est pas interdite dans les ateliers :

Matières dangeureuses

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Pour passer une commande de matière chez un fournisseur, il doit accepter le paiement par mandat administratif sur la plateforme Chorus Pro 😅.

Tous les fournisseurs ne l’acceptent pas et les marketplaces comme Amazon, Aliexpress ou les vendeurs tiers de Leroy Merlin ou Decathlon ne sont pas autorisés.

Tu as donc tout intérêt à passer par un fournisseur de proximité et déjà référencé !

Tu peux vérifier qu’un fournisseur est déjà référencé au service financier de l’école :

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Référencement du fournisseur

Si le fournisseur n’est pas référencé, la coordinatrice de projet ou le responsable d’atelier doit contacter l’entreprise pour vérifier qu’elle accepte les paiements par Chorus Pro.

Le cas échéant, l’entreprise doit remplir un formulaire qui sera transmis au service budget et achats de l’ENSCi pour validation. Cette étape prend quelques jours, surtout si le fournisseur est étranger.

Tu as donc tout intérêt à passer par un fournisseur de proximité et déjà référencé !

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Création de la demande d’achat

Ta coordinatrice de projet ou responsable d’atelier va ensuite émettre une demande d’achat à son responsable hiérarchique.

En temps normal, cette demande d’achat est traitée dans la journée.

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Émission du bon de commande

Le service budget et achats va alors émettre un bon de commande : c’est l’engagement juridique qui garantit au fournisseur qu’il sera payé et qu’il peut préparer la commande.

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Passage de la commande

Si le fournisseur est sur Internet, ta coordinatrice de projet ou responsable d’atelier va passer commande en ligne.

Si le fournisseur est un magasin à Paris, tu iras chercher tes produits avec le bon de commande. Le montant total des produits que tu achètes doit être exactement le même que sur le bon de commande.

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Réception de la commande

À la réception de la commande, ta coordinatrice de projet ou responsable d’atelier indique au service budget et achats que la commande est reçue intégralement et que tout est conforme : c’est le service fait.

Si tu reçois directement la commande ou si tu es allé·e la chercher en magasin, n’oublie pas de le signaler pour ce service fait puisse être émis.

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Validation de la facture

Dès le service fait reçu, le service financier récupère la facture du fournisseur sur la plateforme Chorus Pro.

Si cette facture est conforme, elle sera transmise à l’agence comptable qui procédera à son paiement.

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Paiement de la facture

L’agence comptable comptabilise la facture et donne l’ordre à la Banque de France de payer le fournisseur.

C’est fini 😅 !